Informativa sul trattamento dei dati per i Soci del Gruppo Italiano di Entomologia Forense (GIEF) – APS ai sensi del Regolamento Europeo 2016/679 Ai sensi del Regolamento Europeo 2016/679 (di seguito anche GDPR: General Data

Protection Regulation), in relazione al rapporto associativo in essere con la nostra associazione, con la presente vi informiamo che il GIEF, sottopone a trattamento i dati personali che ci sono stati o ci verranno da voi comunicati (vostre generalità, dati di contatto, vostre eventuali attività scientifiche, didattiche e/o amatoriali, dati necessari per la gestione amministrativa del rapporto associativo, e tutti i dati che ci vorrete comunicare in dipendenza della vostra appartenenza all’associazione). Il trattamento dei dati personali sarà effettuato nel rispetto della normativa vigente e con le seguenti modalità.

 

1. Titolare del Trattamento. Il Titolare del trattamento è il GIEF, nella persona del Presidente pro tempore. Il trattamento verrà effettuato dal titolare per mezzo dei suoi incaricati (di regola i componenti del Consiglio Direttivo, di seguito “I Dirigenti”

dell’Associazione), come designati per iscritto. Qualsiasi richiesta potrà essere inviata via e-mail all’indirizzo stefano.vanin[at]gmail.com.

 

2. Finalità del Trattamento. Il trattamento dei dati personali ha le seguenti finalità:

   a) adempimenti collegati alla gestione del rapporto associativo (corrispondenza col socio; adempimenti connessi al pagamento della quota; invio di: notiziari, riviste, comunicazioni; inserimento del nominativo nelle newsletter periodiche; inserimento del nominativo nel sito internet – area pubblica, qualora si tratti di un dirigente dell’Associazione o di un socio che abbia svolto un ruolo particolare nell’ambito di un’iniziativa dell’Associazione).

    b) adempimento di qualunque tipo di obbligo previsto da leggi o regolamenti vigenti;

   c) esigenze di tipo operativo, gestionale, contabile e legale con riferimento ai pagamenti delle quote e alla gestione amministrativa del rapporto associativo.

 

3. Modalità del Trattamento. Il trattamento dei dati potrà consistere nella loro raccolta, registrazione, conservazione, modificazione, comunicazione, cancellazione, diffusione (ma, in quest’ultima ipotesi, nei limiti di cui al successivo punto 5) e sarà effettuato sia in forma cartacea sia informaticamente, secondo modalità e con strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. Non vengono attuati trattamenti automatizzati di profilazione.

 

4. Natura del Conferimento dei dati. Il conferimento dei dati è:

    a) facoltativo, ma necessario per la corretta instaurazione e prosecuzione del rapporto contrattuale associativo. Un eventuale rifiuto a fornire i dati di cui sopra potrebbe comportare la cessazione del rapporto associativo e quindi dell’affiliazione al GIEF.

     b) obbligatorio per il raggiungimento delle finalità connesse agli obblighi previsti da

leggi;

 

5. Comunicazione e ambito di diffusione dei dati. I dati personali, esclusivamente nei limiti delle finalità di cui al punto 2), verranno trattati dagli incaricati dell’associazione. Inoltre i dati, per specifiche iniziative alle quali il socio intenda partecipare, potranno essere comunicati a società o enti coinvolti nell’organizzazione e svolgimento delle iniziative, limitatamente ai dati strettamente necessari e alle finalità dello svolgimento delle iniziative. Qualora necessario per lo svolgimento del

rapporto associativo e nei limite dello svolgimento del rapporto stesso e dei dati strettamente necessari, i dati potranno essere comunicati anche a banche, società di servizi postali e di trasporto, tipografie, provider informatici, consulenti legali, fiscali e contabili, nonché a giornalisti (limitatamente ai nominativi dei soci coinvolti in iniziative di interesse pubblico), e a televisioni, quotidiani e periodici (limitatamente ai nominativi dei soci coinvolti in iniziative di interesse pubblico).

 

6. Periodo di conservazione dei dati. I dati verranno conservati durante tutto il permanere del periodo di associazione e per i dieci anni successivi alla cessazione del rapporto associativo. Si precisa che, in ogni caso, i dati pubblicati sul Libro Verbali dell’Assemblea e del Consiglio Direttivo, (e ogni altra pubblicazione che il GIEF potrà pubblicare) saranno conservati permanentemente negli archivi cartacei e informatici dell’associazione, anche successivamente alla cessazione del rapporto associativo e al decorso dei dieci anni successivi, per finalità di conservazione della memoria storica dell’associazione (con conseguente possibilità di contattare l’ex socio per specifiche iniziative). I nominativi degli ex soci e i dati di particolare rilevanza (dirigenti, particolari meriti, pubblicazioni) potranno essere pubblicati nelle pubblicazioni del GIEF anche successivamente alla cessazione del rapporto associativo, per finalità culturali e storiche.

 

7. Diritti dell’Interessato. Ai sensi dell’Art.13 del GDPR vi informiamo che:

-avete diritto di chiedere l’accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento dei medesimi, di opporsi al trattamento nonché alla portabilità dei dati;

-avete diritto di revocare il consenso al trattamento dei dati in qualsiasi momento senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;

– avete diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;

-nell’ipotesi in cui il GIEF intenda trattare i dati raccolti presso l’interessato per finalità diverse da quelle precedentemente elencate al punto 2, prima di procedere a tale ulteriore trattamento, fornirà ogni informazione relativa a tale diversa finalità e ogni ulteriore informazione pertinente;

– le informazioni rese con il presente documento sono fornite gratuitamente. Le eventuali comunicazioni e azioni intraprese ai sensi degli artt. da 15 a 22 e dell’art. 34 del Regolamento UE n. 679/2016 sono gratuite; tuttavia, qualora le richieste

dell’interessato siano manifestamente infondate o eccessive, il titolare del trattamento può addebitare un contributo spese in ragione dei costi amministrativi sostenuti per fornire le informazioni o, a sua discrezione, rifiutare di soddisfare la richiesta.

 

8. Il gruppo Italiano di Entomologia Forense ha adottato strumenti adeguati per la conservazione e la tutela dei dati personali. Il computer nel quale sono contenuti i dati è protetto da password, firewall e antivirus e viene con regolarità effettuato un backup dei dati.